Birçok kurum belli bir zaman periyodunda o bilgiyi muhafaza etmek zorundadır. Bilgi sahipleri sahibi oldukları bilgilerin ne kadar muhafaza edileceğine dair yasal düzenlemeleri bilmesi gerekmektedir. İş birimleri bu yasal düzenlemeler çerçevesinde bilgilerinin saklanacağı süreyi Bilgi Teknolojileri (BT) Birimi’ne iletir ve BT yedekleme sürecinde muhafaza süresini gözeterek bilgileri arşivler.